Por: Márcia Estanislau Souza

Comunicação organizacional de forma assertiva

Muitas vezes o processo de comunicação dentro das organizações ocorre de forma truncada, gerando falhas no entendimento que refletem em distorções da informação. Tais distorções dificultam o desenvolvimento das atividades e o desempenho dos colaboradores que agem de forma falha não contribuindo para que os objetivos propostos pela empresa sejam atingidos.

A comunicação possui quatro funções básicas dentro da organização e todas elas têm o mesmo grau de importância. As funções são:

• Controle

O controle do comportamento das pessoas por meio de hierarquias e orientações que devem ser seguidas pelos colaboradores.

• Motivação

A comunicação ajuda no esclarecimento junto aos colaboradores do que deve ser realizado, avalia a qualidade do desempenho e oferece feedbacks em busca de possíveis melhorias trazendo motivação e melhores resultados.

• Expressão emocional

A comunicação é importante para que os colaboradores possam expressar suas insatisfações, frustrações, emoções ou até satisfações que envolvem a organização, situações pessoais que podem estar causando algum sofrimento ou compartilhamento de algo positivo de sua vida.

• Informações

As informações auxiliam nas tomadas de decisões do colaborador ou da equipe para que possam avaliar e analisar alternativas da melhor forma possível para que as escolhas sejam adequadas.

Além de conhecer as funções da comunicação é importante desenvolver as habilidades no processo de comunicação, são elas:

• Adaptar a mensagem ao seu grupo: as pessoas são diferentes e as necessidades também, nem sempre o que é interessante para uma pessoa será para outra.
• Ter empatia: na comunicação é importante se colocar no lugar da outra pessoa. Analisar se a mesma está tendo compreensão do que foi falado ou é necessário que a informação seja reproduzida/alterada para que facilite a compreensão.
• Utilizar vários canais: as pessoas possuem percepções diferentes – umas são auditivas, outras visuais e alguns cinestésicos – a repetição da mensagem através de canais diferentes funciona como um reforçador e evita possíveis distorções.
• Ter uma escuta ativa: ouvir é apenas ter a percepção de sons, já a escuta é buscar perceber o sentido do que foi ouvido, para conseguir uma escuta ativa é necessária atenção, interpretação e memorização dos estímulos sonoros. O ouvinte precisa também manter contato visual com a pessoa que está falando, ter atenção, interagir com perguntas, reforçar o que foi falado e não interromper quando a pessoa está se expressando.
• Ter coerência entre as palavras e as ações: as ações falam mais alto do que as palavras, então se faz necessário ter cuidado e atenção ao que se fala e ao que se faz, para que a imagem do profissional não fique comprometida e mal vista.
• Utilização de Feedback: deve ser utilizado tanto de forma positiva para elogiar, parabenizar, como de forma corretiva de um erro, mal comportamento e também para avaliar o desempenho. O importante é no momento da aplicação do feedback que a pessoa tenha uma postura profissional, não falar de forma “diminua o indivíduo” e lembrar de falar do comportamento específico e não generalizar. Elogie em público e corrija em particular como diz Cortella.

A comunicação está ligada a satisfação do colaborador em relação ao seu trabalho, quando menor incerteza maior satisfação, pois gera redução de ruídos, fofocas, erros, desperdício de dinheiro, retrabalho e rotatividade.